AI e privacy in azienda: dati clienti, DPIA e AI in locale

AI e privacy in azienda non è una questione di prodotti: è la domanda su chi risponde dei dati che affidi a un modello, con quale base giuridica, per quanto tempo e dove finiscono. Il GDPR si applica già oggi; l'AI Act aggiunge obblighi propri, con scadenze e perimetro diversi da quelli che circolano nelle sintesi.

In breve

• Il ruolo decide tutto. Chi determina finalità e mezzi è titolare; il fornitore cloud, nei servizi business, è responsabile e serve un contratto ex art. 28.
• Il contratto del fornitore non chiude la partita. Restano base giuridica, informativa, minimizzazione, conservazione.
• La DPIA nasce dal rischio, non dalla categoria AI Act. Si fa sui criteri dell'art. 35 GDPR, prima di iniziare.
• L'AI in locale toglie il trasferimento, non gli obblighi.
• La prima misura è la formazione: chi incolla un contratto in una chat decide che cosa viene trattato.

Chi risponde: titolare, responsabile e ruoli interni

L'art. 4 del GDPR definisce il titolare come chi determina finalità e mezzi, il responsabile come chi tratta per conto del titolare. La domanda utile non è «chi è il fornitore», ma «chi decide che cosa». Se decidi tu quali documenti, per quale scopo, con quale conservazione, sei titolare.

Il fornitore cloud è responsabile solo se il rapporto è impostato così: il DPA di OpenAI, efficace dal 1° gennaio 2026, prevede che nei servizi business OpenAI agisca come responsabile su istruzioni documentate. Con un account consumer quel contratto non c'è.

Il DPO è obbligatorio solo nei casi dell'art. 37, legati al monitoraggio sistematico o al trattamento su larga scala di categorie particolari. Uno studio che riassume contratti non rientra automaticamente, ma serve un referente con mandato scritto.

Base giuridica, informativa, minimizzazione

Il GDPR non vieta di usare l'AI sui dati personali: chiede di sapere perché. La base giuridica va scelta tra quelle dell'art. 6 e collegata alla finalità: per riassumere un contratto che devi eseguire, la base tipica è l'esecuzione del contratto o un obbligo legale. Il consenso è la strada più fragile: revocabile, e spesso inutile quando l'attività rientra nel servizio reso.

Gli artt. 13 e 14 chiedono finalità, base giuridica, categorie di dati, destinatari, trasferimenti e tempi. Il Garante, nella sanzione del 3 luglio 2026 a Character Technologies, ha contestato la genericità: conservazione ancorata alla finalità invece che alla categoria di dati, basi giuridiche multiple per la stessa finalità, trasferimenti al condizionale.

Poi c'è la minimizzazione. Non serve il contratto intero per estrarre le date di rinnovo: spesso bastano le pagine rilevanti. Meno dati entrano nel prompt, minore è l'impatto di un errore. Lo stesso vale per la conservazione: cronologia, file caricati e risultati salvati sono trattamenti con un loro termine.

Dove finiscono i dati: trasferimenti fuori dall'Unione

Il capo V del GDPR regola i trasferimenti verso paesi terzi: decisione di adeguatezza (art. 45), garanzie adeguate come le clausole contrattuali tipo (art. 46), deroghe specifiche (art. 49), che restano eccezioni.

Al 9 novembre 2026 la decisione di adeguatezza sul quadro UE-USA è in vigore dal 10 luglio 2023, decisione (UE) 2023/1795, e la Commissione la elenca tra quelle attive. Copre le imprese statunitensi che partecipano al quadro, non «gli Stati Uniti» e nemmeno tutti i fornitori: verifica l'elenco dei partecipanti e il servizio coperto.

Senza adeguatezza servono le clausole del 2021 e una valutazione del trasferimento; le clausole vanno allegate, compilate nel modulo giusto (titolare-responsabile o responsabile-subresponsabile) e lette.

Dove trattano i dati, in concreto:

• OpenAI offre residenza europea per le API; per le regioni non statunitensi richiede l'approvazione dei controlli sugli abusi e un emendamento sulla conservazione.
• Microsoft elabora i prompt nella geografia scelta, salvo le distribuzioni «Global» e «DataZone», dove l'elaborazione può avvenire altrove mentre i dati a riposo restano nella geografia indicata.
• Google richiede i servizi a pagamento per le applicazioni basate su Gemini API nello Spazio economico europeo, in Svizzera e nel Regno Unito.

L'addestramento: cosa dicono i contratti

Se il fornitore usa i tuoi dati per addestrare i modelli cambia per prodotto e piano: va letto nella documentazione.

Sono dichiarazioni del fornitore, non un lasciapassare. La conservazione residua esiste comunque, perché i fornitori tengono log per sicurezza e abusi: va messa nella valutazione. Conserva la versione del documento che hai letto, con la data.

Quando serve la DPIA

L'art. 35 chiede una valutazione d'impatto quando un trattamento può presentare un rischio elevato per diritti e libertà, in particolare se usa nuove tecnologie, e va fatta prima di iniziare. Il par. 3 elenca tre casi: valutazione sistematica ed estesa di aspetti personali con decisioni che producono effetti giuridici; trattamento su larga scala di categorie particolari o di dati su condanne e reati; osservazione sistematica su larga scala di una zona accessibile al pubblico.

Il par. 4 rimanda all'elenco nazionale: il Garante lo ha adottato con il provvedimento n. 467 dell'11 ottobre 2018, richiamando i nove criteri delle linee guida WP 248 fatte proprie dall'EDPB. Sono: punteggio o valutazione; decisione automatizzata con effetti significativi; monitoraggio sistematico; dati sensibili; larga scala; incrocio di insiemi di dati; interessati vulnerabili; uso innovativo o nuove soluzioni tecnologiche; trattamenti che impediscono di esercitare un diritto o accedere a un servizio.

Due o più criteri sono indice di rischio elevato. Il criterio 8, l'uso di nuove tecnologie, si applica a quasi ogni progetto AI: la domanda non è «l'AI richiede la DPIA?», ma «quanti altri criteri aggiungo?». Un assistente che riassume contratti per cinque persone tocca il criterio 8 e spesso l'incrocio di dati, non la larga scala.

Il contenuto minimo è nell'art. 35, par. 7: descrizione del trattamento e delle finalità, necessità e proporzionalità, rischi, misure. Il par. 9 chiede il parere del DPO; il par. 11 di rivedere la valutazione quando cambia il rischio; se resta un rischio elevato si passa alla consultazione preventiva dell'art. 36. Come griglia l'EDPB ha pubblicato un modello di DPIA, versione 1.0 adottata il 10 marzo 2026.

La DPIA è del titolare: il fornitore può assistere, ma la valutazione del tuo processo resta tua. La sanzione a Character Technologies, 158.000 euro il 3 luglio 2026, contesta tra l'altro una DPIA adottata in ritardo.

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AI Act e GDPR: due valutazioni, due calendari

Il GDPR protegge le persone rispetto al trattamento dei dati; l'AI Act regola immissione sul mercato e uso dei sistemi di IA, con obblighi graduati sul rischio.

Al 9 novembre 2026: divieti dell'art. 5 e alfabetizzazione dell'art. 4 dal 2 febbraio 2025; trasparenza dell'art. 50 dal 2 agosto 2026; obblighi per i sistemi ad alto rischio del capo III, sezioni 1-3, dal 2 dicembre 2027 per l'allegato III e dal 2 agosto 2028 per l'allegato I, dopo le modifiche del regolamento (UE) 2026/1744.

La valutazione sui diritti fondamentali dell'art. 27 non è la DPIA e non la sostituisce. Riguarda solo alcuni utilizzatori — organismi di diritto pubblico, privati che svolgono servizi pubblici, utilizzatori dei sistemi dell'allegato III ai punti 5, lettere b) e c) — e si fa al primo uso; il par. 4 permette di rinviare alle sezioni della DPIA. Per una PMI che riassume contratti non si applica; la DPIA del GDPR può servire lo stesso.

In una riga: la classificazione AI Act non decide se devi fare la DPIA, e la DPIA non ti mette al riparo dagli obblighi AI Act. Due fascicoli, due date.

Cinque usi, i dati che portano, la misura minima

Un caso: riassumere i contratti dei clienti

Uno studio ipotetico di cinque persone gestisce 45 contratti al mese e vuole un riassunto con scadenze, rinnovi e clausole di recesso. Due richieste per contratto: una sintesi e una tabella delle date.

• 45 contratti al mese per 12 mesi fanno 540 contratti l'anno.
• Due richieste per contratto fanno 1.080 prompt l'anno.
• Con una conservazione di 30 giorni, in una finestra di 30 giorni si accumulano circa 90 prompt (1.080 diviso 12).
• Se ogni contratto nomina in media 2,3 persone tra firmatari e referenti, gli interessati sono circa 1.240 l'anno (540 per 2,3 fa 1.242).

In cloud quei 90 prompt vivono un mese su infrastruttura di terzi, in una giurisdizione da verificare, e il fornitore è responsabile. In locale non escono dalla macchina: il trasferimento sparisce, con la verifica sull'adeguatezza. Non spariscono gli 1.240 interessati, la base giuridica, l'informativa, il rischio di errore nella sintesi e la sicurezza del dispositivo.

Se il riassunto decide un rinnovo senza lettura umana, il rischio sale in entrambi gli scenari. Se il file originale resta su un server con accessi non tracciati, il problema non è il modello: è l'archivio.

Cosa resta dentro quando il modello è in locale

Un modello open weight eseguito con LM Studio gira sulla macchina. L'informativa dell'app, edizione giugno 2026 aggiornata a ottobre, indica che messaggi, cronologie e documenti non vengono trasmessi: i contatti riguardano ricerca e download dei modelli, aggiornamenti e funzioni cloud, se acquistate. È una dichiarazione verificabile in parte staccando la rete: con il Wi-Fi spento il modello risponde ancora.

Restano dentro pesi, prompt, output e log locali. Restano fuori, ma vanno guardati: il download iniziale e gli aggiornamenti; le funzioni cloud opzionali, come la ricerca web; i backup e la sincronizzazione, che spostano il file anche se il modello è locale; la condivisione dello schermo e l'assistenza remota; la licenza dei pesi, perché open weight non significa assenza di condizioni.

In locale non c'è trasferimento verso un responsabile, ma il trattamento resta tuo. Servono misure adeguate all'art. 32 — cifratura del disco, account separati, blocco della macchina — e la stessa valutazione sul rischio. Un modello locale non rende anonimi i dati: produce un riassunto con nomi, importi e date.

Errori comuni

«Il fornitore ha le carte in regola, quindi sono a posto.» Il contratto copre il suo pezzo: misure, sub-responsabili, assistenza. Non copre la tua base giuridica, la tua informativa, la minimizzazione, i tuoi tempi, la tua valutazione.

«Anonimizzo a mano e va bene.» Togliere nome e cognome non rende anonimo un contratto con date, importi, oggetto e due controparti identificabili. La pseudonimizzazione resta trattamento di dati personali. L'anonimizzazione è una qualificazione che si dimostra: le linee guida EDPB, versione 1.0 del luglio 2026 in consultazione fino al 30 ottobre, chiedono di verificare assenza di isolamento dei record, di collegamento e di inferenza.

«Tanto è un modello europeo.» La nazionalità del modello non dice dove sono i server, chi sono i sub-responsabili, dove finiscono i log, quale contratto hai firmato. Un modello europeo può essere servito da infrastruttura extra UE; uno statunitense può girare su una macchina in studio.

«La DPIA si fa solo se il sistema è ad alto rischio secondo l'AI Act.» Le due valutazioni hanno fonti diverse: la DPIA nasce dall'art. 35 GDPR e dai criteri sul rischio per i dati, la valutazione dell'art. 27 AI Act riguarda i diritti fondamentali e solo certi utilizzatori.

Domande frequenti

Posso usare ChatGPT con i dati dei clienti?

Puoi, se il trattamento ha una base giuridica, se l'informativa lo copre e se il rapporto è quello giusto: servizi business o API con contratto ex art. 28, non un account consumer.

Serve il consenso dei clienti?

Non automaticamente. Il consenso è una delle basi dell'art. 6, non quella predefinita. Se il trattamento serve a eseguire il contratto, il consenso rischia di essere superfluo e instabile. Per finalità ulteriori il ragionamento cambia e va documentato.

Il DPA del fornitore basta?

No. È il contratto che l'art. 28 richiede, con istruzioni documentate, riservatezza, misure di sicurezza, sub-responsabili, assistenza su diritti e valutazioni, cancellazione o restituzione. Restano tuoi la base giuridica, l'informativa, i tempi, i trasferimenti e la DPIA.

La DPIA serve anche se il modello gira in locale?

Dipende dai criteri, non dalla collocazione della macchina. Il locale elimina il trasferimento, ma il trattamento resta, con il rischio di errore, di accesso improprio e di conservazione troppo lunga. Se ricorrono due o più criteri richiamati dal Garante, la valutazione va fatta.

Devo nominare un DPO per usare l'AI?

Non come effetto automatico. L'art. 37 individua casi legati al monitoraggio sistematico su larga scala e al trattamento su larga scala di categorie particolari. Se la nomina non è obbligatoria, serve un referente interno con mandato scritto.

Un modello europeo risolve i trasferimenti?

No. La provenienza del modello non determina il luogo del trattamento. Contano l'infrastruttura che esegue l'inferenza, i sub-responsabili, i log e il contratto.

Cosa rischia un'azienda che sbaglia?

Il GDPR prevede sanzioni graduate, misure correttive e risarcimento dei danni. Il Garante ha applicato 158.000 euro a Character Technologies il 3 luglio 2026, contestando anche una DPIA tardiva. L'AI Act ha un sistema sanzionatorio separato.

Da dove conviene partire?

Da un inventario degli strumenti già in uso e da una policy di poche pagine: quali strumenti, con quali dati, con quale revisione umana.

Fonti

• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR): artt. 4, 5, 6, 13, 14, 28, 32, 35-37, capo V.
• Garante, provvedimento n. 467/2018 (criteri WP 248) e provvedimento n. 487 del 3 luglio 2026.
• EDPB, parere 28/2024, modello DPIA 2026, linee guida sull'anonimizzazione.
• Commissione europea, adeguatezza e quadro UE-USA; decisione (UE) 2023/1795.
• Regolamento (UE) 2026/1744; AI Act Service Desk, artt. 27, 50 e 113.
• OpenAI, data controls e DPA; Anthropic, conservazione e addestramento.
• Google, termini Gemini API; Microsoft Learn; LM Studio, informativa.

Approfondimenti

• AI Act dopo l'Omnibus: calendario e obblighi già in vigore.
• AI in locale con LM Studio: installazione, modelli, limiti.
• Agenti AI in amministrazione: permessi, prompt injection, controlli.
• Obbligo di formazione AI Act: l'art. 4 e come documentarlo.
• AI per commercialisti: casi d'uso nello studio e vincoli deontologici.

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