Policy AI per lo studio, in una bozza pronta da adattare.

La presente policy disciplina l’uso dei sistemi di intelligenza artificiale (AI) nello studio [nome dello studio] da parte di professionisti, dipendenti, collaboratori e tirocinanti. Si applica a tutte le attività svolte con il supporto dell’AI, in particolare: Contabilità e bilancio, Dichiarativi e adempimenti fiscali e Consulenza del lavoro e paghe.

L’AI è ammessa esclusivamente per le attività strumentali e di supporto. L’esito della prestazione deve restare il risultato prevalente del lavoro intellettuale del professionista, al quale è vietato delegare alla macchina la valutazione o l’interpretazione di fatti e norme (art. 21, commi 8 e 9, codice deontologico CNDCEC, in vigore dal 21 novembre 2025; art. 13, comma 1, legge 132/2025).

• Conformità: rispetto del GDPR, dell’AI Act, della legge 132/2025 e del codice deontologico.
• Trasparenza: il cliente sa quali sistemi sono usati e come viene verificato il risultato.
• Controllo umano: nessun output è consegnato senza revisione di un professionista.
• Minimizzazione: si conferisce al sistema solo ciò che serve per la singola lavorazione.
• Riservatezza: valgono il segreto professionale e gli obblighi di riservatezza anche verso i fornitori.
• Responsabilità: il professionista che firma la prestazione risponde del risultato; il ricorso all’AI non è mai esimente.

Il titolare individua tra i professionisti un referente per l’AI, che approva gli strumenti, tiene il registro, coordina la formazione e raccoglie le segnalazioni. I collaboratori usano solo gli strumenti approvati e segnalano anomalie o errori.

Restano fuori dall’ambito le attività personali, non legate allo studio. L’uso di strumenti AI non elencati nella sezione 2 è vietato finché il referente non li approva e non li iscrive nel registro.

Sono autorizzati esclusivamente gli strumenti elencati in questa sezione, nella versione e con le credenziali approvate. Ogni nuovo strumento o nuova funzione AI segue la procedura di assessment iniziale: finalità, dati trattati, ruolo del fornitore, localizzazione, verifica contrattuale e iscrizione nel registro.

• Assistenti generalisti cloud: ammessi solo con account dello studio e con condizioni contrattuali che escludano l’addestramento sui dati conferiti. Si usano per bozze, sintesi, riscritture, traduzioni e spiegazioni su testi già anonimizzati; non per analisi di documenti integrali dei clienti.
• Funzioni AI del gestionale: si usano solo nello spazio dello studio (tenant) e per le finalità previste dal contratto; gli output restano bozze da verificare. Non si esportano dati verso moduli o add-on non autorizzati dal fornitore.

Sono vietati, senza necessità di ulteriori valutazioni:

• Account personali, gratuiti o consumer per attività dello studio: i dati conferiti possono essere usati per addestrare il modello o conservati senza garanzie.
• Estensioni del browser, plug-in, app di dettatura o assistenti vocali non approvati, anche se installati su dispositivi dello studio.
• Sistemi che producono decisioni su persone (ammissione, valutazione, selezione, affidabilità creditizia) senza intervento e verifica di un professionista.
• Sistemi che rientrano nelle pratiche vietate dall’art. 5 dell’AI Act (manipolazione, sfruttamento di vulnerabilità, classificazione biometrica per attributi sensibili, riconoscimento delle emozioni sul lavoro).
• Invio automatico di testi generati a clienti, enti o piattaforme senza revisione; caricamento di cartelle o archivi integrali del cliente.
• Uso di strumenti AI per attività non comprese nell’incarico o per finalità diverse da quelle dichiarate al cliente.

Gli output dell’AI sono sempre bozze. Prima dell’invio o della consegna vanno letti, corretti e verificati secondo la sezione 4; la responsabilità della prestazione resta del professionista che la sottoscrive.

Nei sistemi AI si inserisce il minimo necessario per la lavorazione. Prima del prompt si eliminano o si sostituiscono i dati che permettono di identificare una persona: nome e cognome, codice fiscale, indirizzo, email, telefono, IBAN, targa, numero di pratica. I numeri si aggregano quando il dettaglio non serve; gli allegati si privano dei metadati e delle parti non necessarie.

Anonimizzare non significa cambiare il nome: se il dato resta riconducibile a una persona, anche indirettamente, il GDPR continua ad applicarsi. La pseudonimizzazione riduce il rischio ma non sottrae il trattamento agli obblighi di sicurezza e di base giuridica (CNDCEC, Guida operativa IA #3, capitolo sull’anonimizzazione).

Non si inseriscono nei prompt, in nessuno strumento:

• Dati particolari ex art. 9 GDPR: salute, dati genetici e biometrici, convinzioni religiose o filosofiche, opinioni politiche, appartenenza sindacale, vita sessuale o orientamento sessuale.
• Dati relativi a condanne penali o reati (art. 10 GDPR).
• Credenziali, chiavi di accesso, token, codici OTP e credenziali dei gestionali o dei servizi dell’Agenzia delle Entrate.
• Documenti integrali del cliente quando basta un estratto, e in ogni caso atti coperti dal segreto professionale non necessari alla lavorazione.
• Dati di minori, dati di persone estranee all’incarico e informazioni eccedenti rispetto alla finalità dichiarata.
• Dati dei dipendenti dei clienti non necessari allo specifico adempimento (ad esempio note disciplinari, certificati medici, dati sindacali).

Dati dei dipendenti dei clienti: si trattano solo per l’adempimento affidato (paghe, contributi, adempimenti previdenziali), con istruzioni scritte del cliente quando lo studio opera come responsabile del trattamento. Non si usano per profilazioni, valutazioni delle prestazioni o analisi delle persone; i fogli di calcolo con i dati dei dipendenti non si caricano su assistenti generalisti.

Anche i dati comuni sono dati personali: nome, codice fiscale, importi e coordinate bancarie insieme identificano il cliente. La regola pratica è conferire solo tabelle di numeri, voci di bilancio o testi privi di riferimenti, non il fascicolo del cliente.

Nessun output dell’AI è consegnato al cliente, inviato a un ente o usato per una scelta senza revisione di un professionista. Il professionista verifica i dati di partenza, i calcoli, le fonti normative e la coerenza delle conclusioni; il ricorso all’AI non è mai esimente dagli obblighi deontologici e di legge (art. 21, comma 9, codice deontologico).

• Riscontro dei numeri con il dato di origine (bilancio, estratto conto, registro, cedolino).
• Verifica delle fonti normative e di prassi su fonti ufficiali, con data di consultazione.
• Ricalcolo indipendente degli importi e delle imposte quando l’output contiene valori.
• Controllo che il testo non contenga dati personali non necessari, formule inventate o riferimenti normativi inesistenti.
• Rilettura delle conclusioni: l’AI può sbagliare in modo plausibile, quindi la verifica non è una lettura superficiale.

Per le lavorazioni più esposte (bilancio, dichiarativi, revisione legale) la verifica è svolta da un secondo professionista o comunque da una persona diversa da chi ha preparato il prompt, con annotazione del controllo.

Tracciabilità: per le lavorazioni assistite si conserva, nel fascicolo o nella cartella della pratica, una traccia essenziale del prompt, dell’output usato e del controllo effettuato, con data e iniziali di chi ha verificato. La traccia serve a dimostrare il presidio, non a conservare dati eccedenti.

Errori e incidenti: se un output errato è già stato consegnato, il professionista lo corregge, informa il cliente e registra l’evento. Se l’errore ha comportato un trattamento non autorizzato o una perdita di dati, il referente valuta la notifica all’autorità di controllo entro 72 ore quando ne ricorrono i presupposti (art. 33 GDPR) e adotta le misure correttive.

La responsabilità verso il cliente resta dello studio e del professionista che firma: non si trasferisce al fornitore dello strumento, che risponde per la propria parte secondo contratto e normativa.

Il cliente e la parte assistita sono informati sui sistemi AI usati nell’erogazione della prestazione, con linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo, anche nella documentazione prodotta (art. 21, comma 10, codice deontologico; art. 13, comma 2, legge 132/2025). L’informativa riguarda i sistemi e le cautele, non il contenuto dei prompt né i dati di altri clienti.

• Lettera d’incarico: elenco dei sistemi AI usati per l’incarico, finalità e modalità di verifica degli output.
• Documenti consegnati: quando l’AI ha contribuito in modo rilevante, una nota breve lo indica e specifica che il documento è stato verificato e sottoscritto dal professionista.
• Richiesta del cliente: lo studio fornisce l’elenco aggiornato dei sistemi usati per il suo incarico, con la descrizione delle cautele adottate.
• Informativa privacy: se cambiano finalità, categorie di dati o fornitori, l’informativa è aggiornata prima dell’avvio del nuovo trattamento.

Se il cliente interagisce direttamente con un sistema AI (ad esempio un assistente sul sito dello studio), la persona è informata che sta interagendo con un sistema di IA, salvo che ciò sia evidente (art. 50, par. 1, AI Act). Per i testi generati e pubblicati su questioni di interesse pubblico, la trasparenza è assicurata dalla revisione umana e dalla responsabilità editoriale dello studio, che resta identificabile (art. 50, par. 4, AI Act).

Se il cliente non vuole che l’incarico sia svolto con supporto AI, lo studio lo annota e organizza il lavoro senza questi strumenti, oppure valuta se l’incarico può essere eseguito alle condizioni richieste. La scelta del cliente è registrata nella pratica.

Per ogni fornitore lo studio verifica se tratta dati personali dei clienti per conto dello studio: in questo caso è responsabile del trattamento e serve un contratto scritto, anche in forma elettronica, con il contenuto dell’art. 28, par. 3, GDPR. Se il fornitore determina autonomamente finalità e mezzi, è titolare e la verifica riguarda le informazioni rese agli interessati e le condizioni d’uso.

• Istruzioni documentate, limitate alle finalità dell’incarico e al trattamento dei dati conferiti.
• Riservatezza delle persone autorizzate e obblighi equivalenti per i sub-responsabili, autorizzati in anticipo.
• Misure di sicurezza adeguate (art. 32 GDPR) e notifica delle violazioni senza ingiustificato ritardo.
• Assistenza per i diritti degli interessati e per gli obblighi degli artt. 32-36 GDPR (sicurezza, violazioni, valutazione d’impatto, consultazione).
• Cancellazione o restituzione dei dati al termine del servizio e sorte dei backup.
• Informazioni necessarie a dimostrare la conformità e possibilità di svolgere verifiche e controlli.
• Divieto di usare i dati conferiti per addestrare modelli o per finalità proprie, salvo istruzione diversa e documentata.

Prima dell’attivazione lo studio raccoglie e conserva: condizioni contrattuali e allegati privacy, elenco dei sub-fornitori, luogo del trattamento, tempi di conservazione, possibilità di disattivare l’addestramento, modalità di cancellazione, referente per gli incidenti. Certificazioni come ISO/IEC 27001 o SOC 2 sono elementi di valutazione, non garanzie sufficienti da sole.

I fornitori dichiarano il trattamento all’interno dello Spazio economico europeo: lo studio conserva la documentazione della localizzazione e la ricontrolla a ogni cambio di sub-fornitore o di configurazione. Un fornitore che usa assistenza o infrastruttura fuori dallo SEE rientra nella disciplina dei trasferimenti e va trattato come tale.

Nessun fornitore è attivato senza contratto o accordo privacy verificato. L’esito della verifica e gli estremi dell’accordo sono riportati nel registro dei sistemi AI.

La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) è richiesta quando un trattamento, per la sua natura, l’ambito, il contesto e le finalità, può presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche, in particolare se usa nuove tecnologie (art. 35, par. 1, GDPR). L’art. 35, par. 3, indica tre casi tipici: valutazione sistematica e approfondita di aspetti personali basata su trattamenti automatizzati con effetti giuridici, trattamento su larga scala di dati particolari o relativi a condanne, sorveglianza sistematica di zone accessibili al pubblico su larga scala. Vanno verificati anche gli elenchi pubblicati dall’autorità di controllo (art. 35, par. 4).

Se lo studio ha un responsabile della protezione dei dati, è consultato (art. 35, par. 2 e 9). Se dal rischio residuo deriva un rischio elevato in assenza di misure, si procede alla consultazione preventiva dell’autorità (art. 36). La valutazione descrive il trattamento, la necessità e la proporzionalità, i rischi per i diritti e le libertà e le misure adottate, con una data di revisione.

Se l’AI tratta dati dei dipendenti dei clienti (paghe, presenze, certificati), la valutazione va coordinata con il cliente: il datore di lavoro è di norma titolare del trattamento, lo studio può essere responsabile e deve attenersi alle istruzioni ricevute. Non si usano strumenti AI per valutare le persone o le prestazioni senza una base giuridica specifica e una valutazione dedicata.

Classificazione AI Act: la maggior parte degli usi di uno studio (sintesi, bozze, riconciliazioni, ricerche) non rientra nei sistemi ad alto rischio. Se invece l’AI serve a valutare l’affidabilità creditizia di persone fisiche o a selezionare personale, può ricadere nell’allegato III e comportare obblighi per chi la usa (art. 26 AI Act) e una valutazione d’impatto sui diritti fondamentali (art. 27 AI Act). In tal caso lo studio non avvia l’uso senza aver verificato fornitori, obblighi e tempi di applicazione.

La valutazione è rivista quando cambiano fornitore, finalità, categorie di dati o normativa, e comunque in occasione della revisione della policy.

Lo studio tiene un registro dei sistemi AI, aggiornato a ogni nuovo strumento o modifica rilevante. Il registro è lo strumento con cui si dimostra quali sistemi sono usati, per quali finalità e con quali cautele (CNDCEC, Guida operativa IA #3, Allegato 3).

Per ogni sistema il registro riporta:

• Nome, versione e fornitore dello strumento, con riferimento al contratto e all’accordo privacy.
• Finalità e processi dello studio in cui è usato, con le attività coinvolte.
• Categorie di dati trattati e base giuridica; eventuale ruolo di responsabile del trattamento del fornitore.
• Luogo del trattamento e, se del caso, trasferimenti fuori dallo SEE con la base giuridica.
• Classificazione del rischio secondo l’AI Act ed esito della valutazione d’impatto, quando richiesta.
• Misure di sicurezza e controlli sull’output; referente interno responsabile.
• Data dell’ultima verifica e data della prossima revisione.

Situazione dichiarata in questa bozza: strumenti assistenti generalisti cloud e AI integrata nei gestionali; dati trattati: dati comuni dei clienti e dati dei dipendenti dei clienti; localizzazione dichiarata: Spazio economico europeo. Queste indicazioni vanno riportate nelle schede del registro e verificate una per una, perché la configurazione effettiva può variare per singolo strumento.

Il registro è tenuto dal referente AI, conservato con la documentazione privacy dello studio ed esibito su richiesta del cliente o dell’autorità. L’uso di uno strumento non iscritto è una violazione della policy.

I fornitori e chi usa i sistemi AI adottano misure per sostenere lo sviluppo dell’alfabetizzazione in materia di IA del personale, tenendo conto delle conoscenze, dell’esperienza e del contesto d’uso; la norma non impone un livello specifico di alfabetizzazione (art. 4 AI Act, come modificato dal Regolamento (UE) 2026/1744). Il codice deontologico richiede, per il professionista e per i suoi collaboratori, la conoscenza del funzionamento e della tecnologia utilizzata (art. 21, comma 9).

La formazione copre, con esempi tratti dal lavoro dello studio:

• Limiti dei modelli: allucinazioni, errori di calcolo, riferimenti normativi inventati, dipendenza dall’impostazione del prompt.
• Anonimizzazione e minimizzazione prima del prompt, con esercitazioni sui documenti ricorrenti.
• Verifica degli output e tracciabilità del controllo nel fascicolo o nella pratica.
• Rischi di sicurezza: phishing, estensioni non autorizzate, invio di dati a servizi personali, uso di dispositivi non aziendali.
• Obblighi di riservatezza, segreto professionale e informativa al cliente.
• Novità normative e aggiornamenti dei fornitori, con lettura delle modifiche contrattuali.

Lo studio organizza almeno una sessione formativa all’anno e un momento di affiancamento per chi inizia a usare un nuovo strumento; la partecipazione è registrata.

La formazione è documentata (data, contenuti, partecipanti) e conservata con il registro. Chi non ha partecipato alla formazione di base non usa gli strumenti AI per attività con dati dei clienti.

Valgono il segreto professionale (art. 5 D.Lgs. 139/2005) e il dovere di riservatezza (art. 10 codice deontologico), oltre all’obbligo di accertare misure adeguate di sicurezza e riservatezza dei sistemi AI (art. 21, comma 9, lett. b). Gli strumenti AI non riducono questi obblighi e non autorizzano comunicazioni a terzi non necessarie.

• Scritture contabili: conservazione per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione (art. 2220 c.c.).
• Documenti e carte di lavoro della revisione legale: conservazione per dieci anni dalla data della relazione (art. 14, comma 6, D.Lgs. 39/2010).
• Prompt, output e tracce di verifica: si conservano solo per il tempo necessario a documentare la lavorazione e comunque non oltre la chiusura della pratica, salvo obblighi specifici.
• Registrazioni audio delle riunioni: eliminate dopo la trascrizione, se non serve conservarle per l’incarico.
• Documenti dei clienti: restituiti o cancellati alla fine dell’incarico secondo le istruzioni ricevute e il contratto.

I dati e gli output restano nei sistemi dello studio, con accesso limitato a chi lavora sulla pratica, cifratura dei supporti e backup verificati. Non si usano account personali, caselle private, chiavette non cifrate o servizi di condivisione non approvati per scambiare documenti con dati dei clienti.

Per i dati dei dipendenti dei clienti i tempi di conservazione seguono le istruzioni del datore di lavoro e gli obblighi previdenziali e fiscali. Alla cessazione dell’incarico i dati sono restituiti o cancellati secondo il contratto, con evidenza della data.

Violazioni e incidenti: perdita, accesso non autorizzato o invio errato di dati sono segnalati subito al referente AI, che contiene l’evento, documenta l’accaduto e valuta la notifica all’autorità di controllo entro 72 ore quando ricorrono i presupposti (art. 33 GDPR), oltre all’informativa agli interessati quando richiesta (art. 34).

La policy è rivista almeno una volta all’anno e comunque quando cambia la normativa (a partire dalle date di applicazione dell’AI Act e dagli aggiornamenti del codice deontologico), quando entra un nuovo strumento o fornitore, quando cambiano le categorie di dati o la localizzazione, dopo un incidente rilevante e su indicazione dell’Ordine.

Il referente AI, o il titolare negli studi più piccoli, verifica almeno annualmente registro e controlli e aggiorna la policy.

La revisione produce:

• Una nuova versione datata, con l’indicazione delle modifiche rispetto alla precedente.
• L’approvazione del titolare dello studio e la comunicazione a tutto il personale.
• L’archivio delle versioni precedenti con la data di approvazione.
• L’aggiornamento del registro, delle informative ai clienti e dei contratti con i fornitori, se necessario.

L’adozione della policy non esaurisce gli obblighi: restano la nomina dei fornitori ex art. 28, le valutazioni d’impatto, la formazione e la verifica umana di ogni output.