Piano formativo AI per una PMI: esempio per ruoli

Un piano formativo AI è il documento che, per ogni gruppo di ruolo, dice quali sistemi di intelligenza artificiale l'azienda usa, quali rischi ne derivano, cosa deve sapere chi li maneggia, in quante ore, con quale modalità e verifica. L'articolo 4 dell'AI Act chiede misure per sostenere l'alfabetizzazione, non un corso standard.

In breve

Nessun monte ore e nessun livello prescritto: dopo il Regolamento (UE) 2026/1744 l'articolo 4 chiede misure calibrate su conoscenze, esperienza, contesto e persone coinvolte.
Si parte dalla mappa, non dal corso: ruoli, strumenti realmente in uso, dati che entrano nei prompt, output che qualcuno deve controllare.
Le durate sono un criterio dichiarato: da 2 a 5 ore per gruppo nel primo anno, più edizioni quando il gruppo è numeroso.
L'esempio completo: PMI di 30 dipendenti, 5 ruoli, 22 ore di aula e 83 ore-persona in tre mesi.
Il fondo non azzera il costo: lo 0,30% è già versato, ma servono accordo con le parti sociali, cofinanziamento di almeno un terzo e ore retribuite.

Cosa deve contenere un piano formativo AI

Un piano che si possa difendere risponde a sette domande. Se ne manca una, resta un elenco di corsi.

Voce	Cosa scrivere	Come si controlla
Ruoli e strumenti	Per ogni gruppo, i sistemi usati e la funzione concreta: scrivere, tradurre, riconciliare, prevedere, rispondere ai clienti	L'elenco coincide con gli account attivi e con le funzioni IA dei software già acquistati
Obiettivi	Cosa deve saper fare quel gruppo: riconoscere un output inverosimile, escludere certi dati, fermarsi e chiedere	Ogni obiettivo si traduce in un comportamento osservabile
Contenuti	Moduli e argomenti, con esempi presi dai sistemi in uso	Un collega del gruppo riconosce le proprie attività
Durata	Ore per edizione, edizioni, totale di aula e ore-persona	Il conto torna e la durata è giustificata da rischio e numerosità
Modalità	Aula, affiancamento, formazione a distanza sincrona, esercizi sul gestionale	Permette di tracciare presenze e attività
Verifica	Quiz, esercizio su un caso reale, ricontrollo a distanza	L'esito è registrato con nome e data
Registro	Dove finiscono date, partecipanti, contenuti, materiali ed esiti	È compilato, non uno schema vuoto

La Commissione europea indica quattro passaggi: capire cos'è l'IA e quale si usa in azienda; chiarire il ruolo dell'organizzazione, fornitore o deployer; valutare il rischio dei sistemi; costruire le azioni su queste basi, distinguendo per conoscenze, esperienza e contesto.

L'esempio: una PMI di 30 dipendenti con 5 ruoli

Esempio ipotetico: impresa di distribuzione tecnica con 30 dipendenti, gestionale con funzioni di IA su fatture e magazzino, suite d'ufficio con assistente su 12 postazioni, un assistente generalista per le offerte e un chatbot sul sito. Nessun sistema di selezione del personale e nessuno scoring sul credito: due usi che avrebbero cambiato il piano.

Ruolo (persone)	Strumenti usati	Rischio principale	Contenuti	Durata	Verifica
Direzione (3)	Assistente per analisi e bozze, funzioni IA della suite, cruscotti	Decidere su numeri non verificati; autorizzare strumenti senza regole	Modello e limiti, quadro normativo, ruolo di deployer, regole interne, sorveglianza umana, IA e sicurezza	3 ore, 1 edizione	Quiz e caso «approvare o rifiutare un nuovo strumento», con decisione scritta
Amministrazione (6)	Riconciliazione assistita e lettura fatture, assistente per riepiloghi	Dati di clienti e dipendenti nei prompt; importi inventati	Fondamenti, rischi degli output, dati e riservatezza, regole interne, casi d'uso	3 ore, 2 edizioni	Quiz ed esercizio su una fattura reale, con esito nel registro
Commerciale (8)	Assistente per offerte e contenuti, chatbot, suite d'ufficio	Chatbot non dichiarato (art. 50); promesse non verificabili; dati dei clienti	Fondamenti, rischi degli output, dati, regole interne, casi d'uso, trasparenza	3 ore, 2 edizioni	Tre risposte tipo riscritte con checklist; quiz
Produzione (11)	Previsioni di magazzino e riordini, assistente per istruzioni e turni	Sicurezza e carichi di lavoro; quantitativi sbagliati presi per buoni	Fondamenti, rischi degli output, regole interne, IA e sicurezza, casi d'uso	2 ore, 1 edizione	Quiz e prova pratica su un ordine
Referente AI/IT (2)	Amministrazione account, integrazione gestionale-chatbot, fornitori	Istruzioni e contratti non letti; incidenti non raccolti	Fondamenti, quadro normativo, fornitore e deployer, dati, regole interne, sorveglianza umana	5 ore, 1 edizione	Registro e scheda fornitore compilati; simulazione di un incidente

Il referente AI non è previsto dalla norma: la Commissione chiarisce che non serve una governance dedicata. È però chi tiene insieme mappa, registro e accessi.

Con un sistema dell'allegato III, per esempio nello screening dei curricula, al gruppo interessato si aggiunge un'ora sul regime ad alto rischio. La formazione però non copre gli altri obblighi: sorveglianza umana documentata, informativa, valutazione d'impatto quando applicabile. Per l'allegato III il Capo III si applica dal 2 dicembre 2027.

Perché queste durate: il criterio

Non esiste una tabella di legge. Le ore sono un criterio di lavoro dichiarato, lo stesso del generatore di piano: una base per gruppo (2 ore per la produzione, 3 per direzione, amministrazione e commerciale, 5 per IT), più un'ora per sistemi ad alto rischio o ruolo di fornitore.

Gruppo	Ore per edizione	Edizioni	Ore di aula	Ore-persona
Direzione (3)	3	1	3	9
Amministrazione (6)	3	2	6	18
Commerciale (8)	3	2	6	24
Produzione (11)	2	1	2	22
Referente AI/IT (2)	5	1	5	10
Totale (30)		7	22	83

Il conto: 3 + 6 + 6 + 2 + 5 = 22 ore di aula; 9 + 18 + 24 + 22 + 10 = 83 ore-persona, in media 2,8 a testa. La media è bassa perché la produzione fa due ore: una scelta, non un risparmio. L'altro esempio pubblicato su questo sito, 25 persone in una società di servizi, arriva a circa cinque ore a testa: lì non c'è un reparto produzione e i ruoli esposti sono di più. Se l'IA tocca turni o sorveglianza, il ciclo successivo aggiunge due ore a quel gruppo.

Se vuoi vedere come cambia il piano al variare di ruoli e strumenti, il generatore di piano di formazione AI Act produce in un minuto gruppi, contenuti, durate indicative e registro in CSV: usalo come bozza da correggere.

Il calendario su tre mesi

Le ore di aula sono una parte. In tre mesi si fa la mappa, si formano i gruppi, si verificano gli esiti e si chiude il registro. Le date sono relative: contano ordine e dipendenze.

Periodo	Cosa succede	Cosa resta scritto
Mese 1, settimana 1	Censimento di strumenti, account e funzioni IA già accese	Mappa: strumento, fornitore, funzione, gruppo, dati
Mese 1, settimana 2	Referente AI/IT (5 ore) e nomina dell'incaricato	Elenco degli strumenti autorizzati, prima scheda fornitore
Mese 1, settimana 3	Direzione (3 ore) e decisione su strumenti e regole	Regole d'uso firmate, con i dati esclusi dai prompt
Mese 1, settimana 4	Conto formazione, accordo con le parti sociali, preventivo	Dossier di finanziamento, se si usa il fondo
Mese 2, settimane 1-2	Amministrazione, due edizioni da 3 ore	Materiali con esempi del gestionale, quiz, esiti
Mese 2, settimane 3-4	Commerciale, prima edizione da 3 ore	Checklist per risposte e contenuti, prova sul chatbot
Mese 3, settimana 1	Commerciale, seconda edizione	Esiti e correzioni ai materiali
Mese 3, settimana 2	Produzione (2 ore), con estratto del DVR sui sistemi che incidono sui ritmi	Esiti e segnalazioni al responsabile della sicurezza
Mese 3, settimane 3-4	Chiusura del registro e riesame con la direzione	Registro completo, piano dell'anno successivo

Due cose contano più delle date. Le regole su dati e output vanno prima delle sessioni, altrimenti si insegna a usare strumenti non autorizzati. La sessione del referente viene prima: prepara esempi e checklist.

Il registro delle iniziative

La Commissione è esplicita: non serve un certificato, le organizzazioni possono tenere un registro interno di corsi e iniziative. Un registro utile collega ogni iniziativa a persone e sistemi, e riporta quello che è successo.

Campo	Esempio	Perché serve
Data e durata	12/02/2027, 3 ore	Colloca l'iniziativa rispetto all'acquisto di uno strumento
Gruppo ed edizione	Amministrazione, edizione 1 di 2	Evita di contare due volte le stesse persone
Partecipanti	Nome, ruolo, presenza	Mostra chi è stato coperto e chi manca
Strumenti trattati	Gestionale (riconciliazione), assistente per riepiloghi	Collega la formazione all'uso reale
Contenuti e materiali	Rischi degli output, dati esclusi, slide, policy, checklist	Ricostruisce cosa è stato detto e consegnato
Verifica ed esito	Quiz 8/10, esercizio corretto	Mostra che la sessione ha prodotto un cambiamento
Docente e approvazione	Nome interno o esterno; firma della direzione	Individua la responsabilità organizzativa

L'articolo 4 non obbliga a misurare le conoscenze: il quiz è una scelta dell'azienda, utile perché rende il registro verificabile. E un registro vuoto non documenta nulla: se «partecipanti» ed «esito» restano bianchi, prova solo che qualcuno ha preparato un modello.

Quanto costa e come si finanzia

Il costo del piano è fatto di progettazione, docenza, materiali e ore retribuite. Sulle prime voci si può chiedere un finanziamento; le ore retribuite sono di norma il cofinanziamento.

Il meccanismo parte da un contributo che l'azienda versa comunque: lo 0,30% delle retribuzioni soggette a contribuzione (articolo 25, comma 4, legge 845/1978), destinato dalla legge 388/2000 alla formazione continua. Con l'adesione in UniEmens la quota va al fondo scelto; senza adesione resta dovuta e confluisce nei fondi rotativi del Ministero del lavoro e del MEF. Non è un risparmio: è una quota già pagata di cui si decide la destinazione.

Con l'esempio di sopra, ipotizzando 28.000 euro di retribuzione media:

Voce	Importo
Monte retribuzioni (30 × 28.000)	840.000 euro
Contributo 0,30%	2.520 euro all'anno
Quota sul conto formazione Fondimpresa (70%)	1.764 euro all'anno
Disponibile dopo due annualità	3.528 euro
Costo del piano: progettazione 1.200 + docenza 22 ore a 90 euro (1.980) + materiali 420 + 83 ore retribuite a 24 euro (1.992)	5.592 euro
Finanziamento massimo richiedibile (due terzi)	3.728 euro
Copertura del conto formazione	3.528 euro
Cofinanziamento aziendale residuo	2.064 euro (36,9%)

I 90 euro all'ora di docenza e i 24 euro di costo orario sono ipotesi, non tariffe. Con Fondimpresa l'azienda cofinanzia almeno un terzo del costo, di norma con la retribuzione dei dipendenti in orario di lavoro. Il piano dura al massimo 12 mesi dall'autorizzazione, l'istruttoria è di norma 30 giorni, dopo l'approvazione si può chiedere un'anticipazione fino al 60% e il rendiconto si presenta entro 12 mesi dalla scadenza.

Tre condizioni spiegano perché il fondo non è «costo zero». Il conto formazione finanzia solo piani concordati con le parti sociali. Le somme non usate entro i due anni successivi a quello di accreditamento passano al conto di sistema. Il conto è fuori dagli aiuti di Stato perché restituisce versamenti; gli avvisi passano da graduatoria e registro nazionale.

Gli avvisi non sono un rubinetto sempre aperto. L'Avviso 4/2025 sull'IA metteva 5 milioni, con sportello dal 25 febbraio al 28 maggio 2026, e ha chiuso in anticipo. L'Avviso 4/2026 mette 30 milioni, con piani dal 1° al 22 dicembre 2026: li presentano i soggetti qualificati con un catalogo, le aziende vi aderiscono.

Prima di scegliere il canale, conviene sapere quanto vale la tua quota: il calcolatore del conto formazione stima il contributo dello 0,30%, la parte che torna sul conto secondo il fondo e l'accumulo su più anni.

Errori comuni

Lo stesso corso per tutti. Un modulo identico per direzione e produzione ignora ruoli e rischi: è difficile da giustificare e noioso da seguire.
Nessuna verifica, registro vuoto. Senza esiti resta la dichiarazione di aver fatto formazione.
Il fondo come costo zero. Lo 0,30% è già versato, ma cofinanziamento di un terzo, ore retribuite e costi non ammissibili restano a carico. Un piano finanziato al 100% dal conto non è ammesso.
Il «certificato obbligatorio» che non esiste. Nessun certificato è richiesto dall'articolo 4. Un attestato può servire al piano finanziato, non sostituisce il registro.
Partire dal corso prima della mappa. Senza sapere quali strumenti sono accesi e chi li usa, resta generica.
Confondere formazione e conformità. Il piano documenta le misure di alfabetizzazione; non certifica la conformità né copre gli obblighi sui sistemi ad alto rischio.

Domande frequenti

Quante ore deve durare un piano formativo AI?

Nessuna norma fissa un monte ore. L'articolo 4 chiede misure adeguate a conoscenze, esperienza e contesto. Nell'esempio, 22 ore di aula e 83 ore-persona per 30 dipendenti: due ore per la produzione, cinque per il referente AI. Criterio dichiarato, da adattare agli strumenti in uso.

Il piano deve essere uguale per tutti?

No, e differenziarlo è la scelta coerente con la norma. La Commissione ammette livelli e approcci diversi, perché conoscenze e rischi cambiano per gruppo. Direzione, amministrazione, commerciale, produzione e IT hanno contenuti e durate diverse.

Serve un attestato o un certificato?

No. La Commissione chiarisce che non serve un certificato e che le organizzazioni possono tenere un registro interno. Un attestato può essere chiesto dal fondo per rendicontare il piano, ma non è una condizione dell'articolo 4.

L'obbligo riguarda anche chi usa solo ChatGPT?

Sì, se l'uso è professionale. La Commissione cita l'impresa i cui dipendenti usano ChatGPT per testi pubblicitari o traduzioni: deve rispettare l'articolo 4 e informare sui rischi specifici, come le allucinazioni. Conta chi usa il sistema, non chi lo ha sviluppato.

Si può finanziare con il conto formazione?

Sì, se il piano è coerente con i fabbisogni, condiviso con le parti sociali e ammesso dal fondo. Con Fondimpresa servono cofinanziamento di un terzo, piano entro 12 mesi e rendicontazione documentata. Le risorse non usate entro due anni passano al conto di sistema.

Il piano sostituisce la valutazione dei rischi o gli obblighi sui sistemi ad alto rischio?

No, si aggiunge. L'articolo 42, comma 2, del D.Lgs. 179/2026 porta i sistemi che incidono su organizzazione e ritmi dentro la valutazione dei rischi; il comma 3 chiede informazione e formazione sui rischi specifici. Per l'allegato III servono misure ulteriori.

Ogni quanto va aggiornato?

Non c'è una periodicità fissata. Un riesame annuale è prudente perché cambiano strumenti, funzioni IA attivate dagli aggiornamenti e persone. Il richiamo breve, con i casi nuovi e gli errori dell'anno, mantiene utile il registro.

Fonti

Approfondimenti

Obbligo di formazione AI Act: cosa devono fare le aziende — chi è deployer e cosa è cambiato dopo l'Omnibus.
Fondi interprofessionali: come finanziare la formazione AI — adesione, canali e rendicontazione.
AI Act dopo l'Omnibus: cosa resta obbligatorio — date e obblighi già in vigore.
Strumenti AI per PMI — cosa comprano le imprese e a che prezzo.
AI locale con LM Studio — quando i documenti non devono uscire dall'ufficio.
Generatore di piano di formazione AI Act — ruoli, contenuti, durate e registro in CSV.
Consulenza AI per PMI: processi e agenti AI — il perimetro di chi mette in funzione gli strumenti che il piano forma.

Se devi costruire il piano, scegliere il canale di finanziamento e capire quali ore sono rendicontabili, la formazione finanziata parte dalla mappa degli strumenti e dal fondo a cui aderisci; per parlarne subito, scrivici.